A introdução de workflows na gestão de Recursos Humanos reduz o tempo despendido na execução de tarefas repetitivas, mitiga a probabilidade de erro humano, incrementa os níveis de segurança dos dados, entre muitas outras vantagens.

Os departamentos de Recursos Humanos fazem muito mais que entrevistar candidatos e promover ações de formação. Estes profissionais têm um papel fundamental na construção e manutenção de relações firmes com os colaboradores. Mantendo-os satisfeitos. Esta tarefa é particularmente importante, pois assegurar que os colaboradores permanecem nas empresas é um desafio crescente. Mas as funções dos departamentos de RH vão muito mais além, integrando muitas vezes fluxos de trabalho que incluem tarefas repetitivas, nas mais variadas valências:

• No recrutamento, seleção, contratação e retenção de talento;
• No envolvimento dos colaboradores;
• Na gestão do desempenho;
• Na atribuição de compensações e benefícios;
• No desenvolvimento e formação;
• Na gestão de risco;
• Em matérias de auditoria e conformidade legal.

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Em suma, o profissional de RH acompanha o ciclo de vida dos colaboradores desde o recrutamento, à contratação, passando pelo onboarding, formação até à saída do profissional, executando uma miríade de tarefas que contribui para o sucesso das organizações e dos seus empregados.

No entanto, como referido, muitas das tarefas dos RH são repetitivas, além de não trazerem consigo mais-valias. Ao libertar uma equipa de RH dessas tarefas monótonas está também a aumentar a satisfação deles. Substituir processos infindáveis relacionadas com o preenchimento de folhas de horas ou processamento de salários por fluxos de trabalho automatizados ou workflows na gestão de Recursos Humanos é fundamental para aquelas equipas.

«A hiperautomação proporciona uma grande oportunidade de melhorar a eficiência e confiança dos RH, em particular em transações e workflows que são sujeitos a erros, bloqueios e atrasos», refere o Gartner. O grupo considera que os gestores de RH devem alargar o escopo da hiperautomação, a todos os processos para identificar áreas em que a otimização e automação podem reduzir o tempo e os custos implicados».

Os Workflows na gestão de Recursos Humanos permitem automatizar os processos de negócio do departamento.

Sendo os workflows na gestão de Recursos Humanos uma sequência lógica de etapas a automatizar nos processos de negócio, torna-se possível aumentar a produtividade e adicionar valor para a empresa. Os RH ficam mais disponíveis para tarefas mais complexas como a estratégia e a tomada de decisão. Tarefas que podem contribuir para envolver os colaboradores ou para definir estratégias holísticas de formação que contribuam quer para o aumento das competências dos colaboradores quer para o crescimento da organização.

É fundamental criar workflows para automatizar os processo na gestão de Recursos Humanos. Criar processos, assentes em software, tecnologias, ou soluções para mecanizar tarefas e funções com a finalidade de atingir os objetivos da organização em funções de RH como a contratação e o onboarding de colaboradores.

Além disso, a automação de workflows na gestão de Recursos Humanos evita o erro humano, incrementa a segurança e melhora a eficiência. Pode ainda tirar-se partido dos workflows para incentivar os colaboradores a manter o ritmo de trabalho. Recorde-se tendências apontadas anteriormente pela Mercer que avançava que a tecnologia de RH estava a ser implementada para sugerir comportamentos aos colaboradores para melhorar os workflows. Por exemplo, lembretes para fazer uma pausa ou sugestões para melhorar o desempenho.

Benefícios da automação de processos

Ao criar workflows na gestão de Recursos Humanos, os colaboradores desta área de negócio vão sentir melhorias desde o primeiro momento. A saber:

• Redução do desperdício: imediatamente após a implementação da automação, os departamentos de RH observam um decréscimo no trabalho em papel, o que reduz custos em materiais e processos manuais.

• Tomada de decisão assente em dados: Com a automatização o processo de localização de dados passa a ser transversal ao departamento, sendo possível analisar os processos e a sua eficácia. Os dados passam a ser recolhidos uma só vez, podendo ser utilizados em relatórios, na medição de variáveis, para a análise da experiência do colaborador ou para encontrar padrões. A partir daí é possível criar boas práticas.

• Transparência e consistência: A automatização de processos pode melhorar a transparência e clarificar processos. Por exemplo, com processos automatizados, os colaboradores podem em poucos passos, alterar os seus pedidos benefícios, submeter relatórios de despesas. Já as empresas dispersas por várias localizações podem criar práticas de RH consistentes em toda a companhia.

A organização e automatização workflows na gestão de Recursos Humanos melhoram os resultados das empresas.

• Aumento da produtividade e melhor alocação de recursos: Como já referido, ao automatizar processos simples e aborrecidos, os departamentos de RH podem alocar o seu tempo a tarefas mais complexas. Os restantes colaboradores podem gastar menos tempo nos processos de RH como no pedido de folgas ou introdução de justificações de faltas.

• Melhores práticas de segurança: a introdução de camadas de gestão, permite às empresas disponibilizar ferramentas adequadas ao perfil de cada utilizador e organizar a informação com mais segurança.

• Mitigação do erro humano: Quanto mais pessoas a empresa tiver, mais RH estão envolvidos nos processos, logo, maior a probabilidade de problemas de comunicação ou falhas humanas. A integração de workflows na gestão de Recursos Humanos acaba por facilitar a comunicação e reduzir substancialmente os erros.

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• Ideal para trabalho remoto: Com os processos e o fluxo de trabalho automatizados, dispensando a intervenção humana, é mais fácil para o departamento de RH gerir os seus colaboradores em trabalho remoto ou simplificar o trabalho administrativo que cada colaborador tem de cumprir (contabilização de horas, entrega de comprovativos, pedidos de autorização e respetivas autorizações). Em casos concretos ou de complexidade elevada há sempre a possibilidade de intervenção de pessoas.

• Mais padronização, mais eficiência: Ao padronizar os processos, as tarefas são cumpridas mais rápido e todos estão a par dos fluxos de trabalho. Estes workflows na gestão de Recursos Humanos responsabilizam cada colaborador, evitando a paralisação de processos e tarefas, pois é possível identificar de imediato o ponto de falha no esperado desenvolvimento do processo. A distribuição transparente de funções, evita ainda sobrecarregar outros colaboradores. Se todos sabem o que e quando fazer, a cultura organizacional torna-se mais ágil.

Não é novidade que, quem trabalha em RH lida com uma grande quantidade de documentos, muitos dos quais com informações sensíveis e mesmo confidenciais. Tratar de toda esta papelada consome muito tempo e reduz a eficiência do departamento. O desenvolvimento de workflows na gestão de Recursos Humanos, automatizando tarefas repetitivas, é incontornável numa empresa que pretende manter-se competitiva.

Os RH são responsáveis por fazer inquéritos internos, avaliações de desempenho, folhas de horas e também processamento de salários. Todas estas tarefas podem ser automatizadas. Os workflows na gestão de Recursos Humanos, quando criados, poupam tempo à empresa como um todo e não apenas ao departamento de RH.

O desenvolvimento de fluxos automatizados beneficia ainda a comunicação com os novos colaboradores, pois, além dos responsáveis dos RH passarem a ter tempo para lhes poder dar a atenção necessária, os colaboradores podem ter acesso a toda a documentação, planos de formação, manuais e políticas da empresa imediatamente após a entrada na organização ou até antes, se necessário.

Os fluxos automatizados são cruciais para poupar tempo e eliminar tarefas repetitivas.

Com os processos padronizados, tudo flui com mais tranquilidade. Se falta algum documento o colaborador é avisado automaticamente, se o novo funcionário precisar de saber mais sobre a empresa tem todos os materiais adequados à disposição e facilmente poder tirar dúvidas no próprio sistema.

Num segundo momento do ciclo de vida do trabalhador na empresa, é fácil pedir folgas ou férias ou alterar os benefícios sem necessidade de interação direta com o departamento de RH e até mesmo que os responsáveis do departamento não estejam presentes, podem analisar e aprovar os pedidos recebidos no momento mais conveniente. Os departamento de RH veem o trabalho simplificado.

Em suma, eis alguns exemplos de workflows na gestão de Recursos Humanos que podem ser automatizados:

1.   Recrutamento e onboarding

O tempo necessário para a gestão dos processos de recrutamento e onboarding de colaboradores pode ser significativamente reduzido com a criação de workflows de tarefas automatizadas relacionados com esses processos.

Por exemplo, uma parte substancial do processo de contratação passa pela troca de um rol assinalável de documentos, confirmações, assinaturas. É ainda necessário que os currículos e descrições das vagas sejam atribuídas à pessoa certa na empresa. Cada caso é um caso, mas certo é que, durante esse processo, informação sobre cada novo colaborador deverá ser partilhadas com outros membros dos RH (como informações fiscais e outros dados pessoais) ou das equipas em que será inserido para concluir a contratação e pôr o trabalhador à disposição do departamento que dele precisa.

A automatização dos processos pode então reduzir a probabilidade de erro humano, aumentado em simultâneo a possibilidade de toda a informação estar bem inserida em cada uma das novas contratações. Com a desmaterialização dos processos, evita-se ainda a perda de documentos (que num processo manual poderiam ser mal arquivados ou inadvertidamente eliminado) e o processo de partilha dos detalhes necessários do novo colaborador com outros departamentos, quando necessário, é simplificado.

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2.   Registos nas folhas de horas

A automatização do processo de registo de horas trabalhadas, com picagem de ponto digital através de registos de entrada e saída ou integrado no login do colaborador, poupa horas de trabalho aos profissionais de RH. Um sistema de time tracking manual acarreta ineficiências. Não há muito tempo, os colaboradores, no dia em que os RH mandavam um lembrete e sob eventual (falsa) ameaça de não receberem no final do mês, tiravam cinco minutos e preenchiam de uma só vez o número de horas trabalhadas em cada dia nas ferramentas de time tracking, indiferentes às horas de entrada e saída. Era o departamento de RH que em tempo recorde tinha de cruzar essa informação com a do relógio de ponto e outras fontes para acertar as contas. Ao integrar a picagem de ponto nos workflows na gestão de Recursos Humanos, além de evitar esta acumulação de trabalho em poucos dias, mitiga os erros de submissão incorreta das horas trabalhadas. A empresa poupa dinheiro a longo prazo e evita-se ainda uma batalha semi-velada entre as equipas em geral e o departamento de RH em particular.

3.   Benefícios dos colaboradores

Os profissionais de RH despendem um quantidade considerável de tempo a gerir os benefícios dos colaboradores que estão em constante atualização. Os motivos são vários: novas contratações, novos contratos com os fornecedores (seguros, leasing), alterações nos agregados familiares dos colaboradores.

Ao incluir os benefícios nas tarefas de workflows na gestão de Recursos Humanos representa grandes poupanças de dinheiros e tempo na administração desses benefícios. É possível automatizar os pedidos de introdução e modificação nos fluxos de trabalho, facilitando a partilha de informação para os colaboradores que podem, deste modo, saber a totalidade de benefícios que existem e escolher quais preferem.

4.   Ausências e autorizações de licenças

Quando os colaboradores precisam de tirar uns dias, caso os processos não estejam automatizados, pode ser complexo, moroso, cheio de obstáculos. Com a automatização dos workflows na gestão de Recursos Humanos os próprios colaboradores podem iniciar os pedidos se ausência ou licenças com um só clique. Os gestores podem receber notificações e aprovar as horas que são automaticamente deduzidas do banco de horas do colaborador.

5.   Processamento salarial

A automação de workflows na gestão de Recursos Humanos pode e deve ser aplicada ao processamento de salários. É, aliás, um dos módulos pelo qual as empresas começam. Esta automatização acelera processos e reduz as probabilidades de euros. Além disso, um sistema de processamento de salários calcula automaticamente taxas, deduções, horas extras e comissões, dispensando os profissionais de RH do cálculo manual.

Ao incluir o processamento de salários no workflow de Recursos Humanos passa a ser desnecessário o investimento em armários de arquivo, uma vez que dados fiscais e ouros têm de ser armazenados durante cinco anos, de acordo com o Código de Trabalho.

Outra opção para o processamento salarial é o outsourcing. É uma automatização de processos externalizada ainda mais eficiente.

As ferramentas de onboarding são fundamentais nos departamentos de recursos humanos, mas podem ter outras aplicações. Com os ajustes permitidos pela utilização de low-code na criação das soluções é possível ajustá-la outros cenários. Por exemplo, com algumas alterações no código pode ser utilizado na criação de soluções de onboarding digital de clientes. Segundo um cliente da área financeira, a velocidade do onboarding aumentou, o custo reduziu-se e a capacidade de adesão de novos clientes aumentou quatro vezes. Também o TCO da conformidade e as avaliações de Know Your Customer (KYC) melhoraram após a implementação da solução da Unik.