8 respostas às suas perguntas sobre compliance de RH

A compliance de RH permite às empresas automatizar processos e valorizar as pessoas, sem preocupações.

A gestão dos Recursos Humanos tem evoluído e melhorado assegurando a compliance de RH, com o apoio das tecnologias de informação.

Numa primeira fase, estas aplicações centravam-se apenas na automatização de processos como por exemplo, aqueles que assegurassem o cumprimento de procedimentos legais e contabilísticos. Hoje, as aplicações vão mais longe e contribuem para a conformidade dos RH em matéria de normas internas, avaliação de desempenho ou mediação de conflitos.

Num país no qual a remuneração bruta mensal média foi de 1 361 euros em 2021, atribuir salários acima da média poderá não ser o suficiente. A concorrência está mesmo ali ao lado e trabalhar no estrangeiro, com melhores vencimentos, há muito que deixou de ser algo inalcançável. É importante trabalhar para valorizar e reter os recursos humanos e evitar que alguma coisa falhe em matéria de compliance de RH.

Afinal, como se diz, as pessoas são o activo mais valioso de um negócio. E precisam de estar motivadas e envolvidas com a organização para melhorar o seu desempenho.

1. O que faz o software de gestão de compliance de RH?

Antes de nos focarmos na compliance de RH, importa recordar que, hoje, o software de RH faz muito mais do que ajudar no processo de contratação, no controlo de horários e assiduidade, na garantia de que as contas estão certas para cada colaborador e de que os pagamentos são atempados.

Em conjunto, os Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRMS) e de Gestão de Capital Humano (HCM) simplificam a vida na sua organização.

Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRMS)

O HRMS ajuda as empresas a gerir funcionários, monitorizando o percurso profissional dentro da organização e o respetivo sistema remuneratório, ajuda na gestão de todos complementos de salariais e benefícios (cartões de saúde ou refeição, seguros de saúde, etc.), e no cumprimento de todas as obrigações legais, nomeadamente e entre outras, ontribuições para a segurança social. Compliance de RH Inclui ainda ferramentas para o recrutamento e integração dos colaboradores e gestão de ausências.

Eis alguns exemplos de processos contemplados pelo HRMS, que, na sua maioria, precisam de estar em conformidade com processos internos ou externos da sua empresa:

  • Processamento salarial;
  • Supervisão de horários e assiduidade;
  • Monitorização de licenças e outras ausências;
  • Gestão de benefícios;
  • Portal do colaborador em auto-serviço;
  • Sistemas de apoio ao recrutamento;

Eis alguns exemplos de processos contemplados pelo HRMS, que, na sua maioria, precisam de estar em conformidade com processos internos ou externos da sua empresa:

  • Processamento salarial;
  • Supervisão de horários e assiduidade;
  • Monitorização de licenças e outras ausências;
  • Gestão de benefícios;
  • Portal do colaborador em auto-serviço;
  • Sistemas de apoio ao recrutamento;

Software de Gestão de Capital Humano (HCM)

O software HCM contempla tudo o que o HRMS inclui e vai mais além. Com o HCM as boas práticas de RH são otimizadas tendo como elemento fulcral as necessidades das pessoas na organização. Passa por investir nos funcionários ao longo do ciclo de vida na empresa desde o recrutamento à reforma. Contribui para aumentar as competências e produtividade das pessoas. É utilizado no momento do recrutamento, mas também de formação ao longo da vida na empresa.

Assim, as soluções de HCM, nas quais as pessoas estão no centro das prioridades, gere processos como:

·       Recrutamento e gestão de talentos;

·       Recursos de integração na empresa;

·       Avaliação de desempenho;

·       Gestão de formação;

·       Planificação salarial;

·       Análise de produtividade e desempenho;

·       Planeamento da força de trabalho;

Em suma o software de gestão compliance de RH começou com a automação de processos normalmente demorados, incluindo o cumprimento de obrigações legais e contabilísticas. Mas, hoje, abrange muito mais que apenas processos, centrando-se nas pessoas, nos colaboradores, naquele que é o activo mais valioso da empresa.

Os profissionais de RH e gestores contam com o apoio de soluções que, de forma integrada, tornam mais rápida a execução de tarefas de carácter administrativo e sem grandes mais-valias para o negócio, tendo mais tempo para se dedicar a tarefas de valor acrescentado centradas nas pessoas, no seu talento e no seu desenvolvimento profissional.

Soluções e módulos como o onboarding de colaboradores facilitam o trabalho e evitam erros no que diz respeito a compliance dos RH

2. O que é e porque é tão importante a compliance dos RH?

A compliance dos RH, em português, conformidade dos Recursos Humanos, é conseguir assegurar que todos os requisitos legais e contabilísticos são cumpridos. Por exemplo a admissão na segurança social ou a inclusão no seguro de acidentes de trabalho da empresa, bem como outros processos internos ou necessários para o funcionamento de uma organização. Incluem-se, assim, também processos da organização como o onboarding dos colaboradores, a avaliação de desempenho, programas de formação e até mediação de conflitos. Os colaboradores precisam sentir-se envolvidos e tudo isto contribui para o aumento da satisfação e em última instância, para a retenção de talento.

3. O que acontece quando a empresa não está em compliance de RH?

O incumprimento das normas legais tem como consequências penalizações para a empresa (coimas e juros por entrega ou pagamento de documentos fora do prazo). Por outro lado, desvalorizar a importância dos processos internos pode afetar o funcionamento da empresa e culminar na saída dos talentos.

4. Falamos de compliance de RH tanto ao nível dos processos como das pessoas?

Precisamente. A compliance de RH inclui a entrega de relatórios legais, como o relatório único anual, o preenchimento de requisitos mensais, uma miríade de mapas legais que devem ser entregues à Administração Pública e outros organismos. São documentos que o sistema extrai automaticamente, devidamente configurado de preferência por pessoas experientes, poupando tempo e evitando o erro humano.

Existem também processos de compliance de RH interno, que é necessário que funcionem com agilidade e que são cobertos pelas soluções de gestão de RH, como por exemplo, a avaliação de desempenho, um procedimento formal e produtivo para medir o trabalho e os resultados de um colaborador/trabalhador com base nas suas responsabilidades profissionais. Aumentar a satisfação do colaborador nunca foi tão importante como na atualidade.

5. Quais são os destinatários dos documentos de compliance de RH?

São muitas as entidades para as quais é necessário enviar os documentos. Em comum, todas as empresas têm de enviar dados para as Finanças e para a Segurança Social, mas há documentos específicos para cada sector de atividade, pública, privada, sector de educação, entre outros.

Além disso, existem os documentos internos essenciais para o bom funcionamento da empresa. Para que o departamento de Recurso Humanos se foque nas suas tarefas de valor acrescentado, os softwares de apoio aos RH têm esses procedimentos automatizados e procede à emissão dos documentos de acordo com os requisitos definidos. Naturalmente, como em qualquer solução tecnológica, é fundamental que os olhos humanos passem pelos dados para se certificar de que tudo está correto.

6. Que processos internos podem ser geridos em total conformidade?

Além de facilitar o cumprimento de todas as obrigações legais na relação com o Estado, o compliance de RH interno é fundamental.

Só cumprindo as regras pré-definidas é possível gerir as pessoas sem sobressaltos, incluindo a gestão de processos internos como a avaliação do desempenho, o bom encaminhamento da formação.

Só assim os colaboradores conhecem e se envolvem com a empresa desde o primeiro momento. Chegar a uma empresa e saber quais são a missão, a visão, os valores, a estratégia ou as normas mais detalhadas faz com que o colaborador se sinta integrado, desde o primeiro momento.

Conta-se que uma vez perguntaram a um funcionário que varria o chão de fábrica na NASA qual era o objectivo do seu trabalho, ao que ele respondeu: explorar o Espaço. Essa é a visão da NASA e de todos os seus funcionários: «Exploring the secrets of the universe for the benefit of all».

É este tipo de compliance de RH e envolvimento que qualquer empresa pretende para os seus funcionários desde a mais modesta posição à administração de topo. É este tipo de envolvimento que sistemas de recursos humanos bem configurados permitem alcançar.

Os sistemas são ajustáveis e configuráveis às especificidades de cada organização, desde regras ao controlo e execução das tarefas como objectivo final de motivar, envolver, ajustar as competências dos colaboradores às necessidades das empresas.

Com a compliance de RH ajustado ao clima organizacional, as empresas podem contribuir para o desenvolvimento de cada colaborador individualmente, atingindo assim taxas de retenção de talento mais elevadas que outras empresas do mesmo sector de atividade.

7. Que processos externos podem ser geridos em total conformidade?

A compliance de RH permite – aliás, foi por onde começou – ter os processos afinados para a prossecução de todas as obrigações legais e contabilísticas. Desde o processamento dos salários e respectivos descontos para a Segurança Social e Finanças, à emissão de relatórios legais mensais, trimestrais ou anuais.

8. Quais são os mapas legais contemplados na compliance de RH?

A compliance de RH permite – aliás, foi por onde começou – ter os processos afinados para a prossecução de todas as obrigações legais e contabilísticas. Desde o processamento dos salários e respectivos descontos para a Segurança Social e Finanças, à emissão de relatórios legais mensais, trimestrais ou anuais.

Mapa LegalPública e/ou PrivadaPeriodicidadeData de entrega
DMR – Declaração mensal de remuneraçõesAmbasMensal1 a 10 do mês seguinte a que diz respeito
Segurança Social (Func. 11% + 23,75% EP)AmbasMensal1 a 10 do mês seguinte a que diz respeito
CGA/RCI – Caixa Geral de Aposentações (Func. 11% + 23,75% EP)PúblicaMensalRCI – Relação das Contribuições na Internet, disponível entre dia 15 e dia 5 do mês seguinte
ADSE – Instituto de Protecção e Assistência na Doença (Func. 3,5 % + 0% EP)PúblicaMensalNo dia do pagamento de vencimentos
Ficheiro Seguradora – Folha FériasPrivadaMensalNo início do mês seguinte a que diz respeito
SIGO – Despesas com PessoalPúblicaMensalAté ao dia 15 do próprio mês
SIOE – Sistema de Informação da Organização do EstadoPúblicaTrimestralAté ao dia 15 do mês seguinte ao trimestre (Janeiro, Abril, Junho, Setembro)
Declaração Anual de RendimentosAmbasAnualAté ao dia 20 de Janeiro – relativo a rendimentos do ano anterior
Modelo 10AmbasAnualEm 2022, foi até 25 de Fevereiro
RFP – Relatório de Formação ProfissionalPúblicaAnualAbril, relativo ao ano anterior
Balanço SocialPúblicaAnualAté 15 de Abril, relativo ao ano anterior
IEESP – Inquérito ao Emprego no Ensino Superior PúblicoPública -EducaçãoAnualEm 2022, foi entre 10 de Janeiro e 21 de Fevereiro
Relatório ÚnicoPrivadaAnualEm 2022, foi entre 16 de Março e 15 de Maio. Relativo ao ano anterior
IPCTN – Inquérito ao Potencial Científico e Tecnológico NacionalPrivada (algumas)AnualAté 30 de Junho
Avaliação de DesempenhoPrivadaAnualEntre Janeiro e Fevereiro depende do processo de cada empresa
SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho para a Administração PúblicaPúblicaBiénioSIADAP 1 – Avaliação de desempenho dos serviços;
SIADAP 2 – Avaliação de Dirigentes;
SIADAP 3 – Avaliação de Trabalhadores)
Na Região Autónoma dos Açores aplica-se o SIADAPRA (sistema implementado na ALRAA)
Elaboração do Plano de FormaçãoAmbasAnualAté ao dia 15 do próprio mês
Elaborar orçamento RHAmbasAnualAté ao dia 15 do mês seguinte ao trimestre (Janeiro, Abril, Junho, Setembro)
Marcação FériasAmbasAnualAté ao dia 15 do mês seguinte ao trimestre (Janeiro, Abril, Junho, Setembro)

Em suma, cumprir toda a legislação relativa aos recursos humanos. E sem preocupações, pois as soluções tecnológicas, como a Unikpeople HRM, são atualizados regularmente, quer em matéria de funcionalidades quer em matéria de atualização das regras legais.

As soluções de gestão de recursos humanos da UnikSystem permitem estar em total conformidade com as normas legais, contabilísticas ou internas. As soluções estão assentes na plataforma Unik, desenvolvida em low-code e reconhecida pela sua qualidade por entidades independentes, como a Capterra.

No final, a compliance de RH permite às empresas tornar-se mais rentáveis, eficazes e eficientes.

by Célia Barata – RegTech & HR Business Manager @Uniksystem

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