Gestão de Recursos Humanos como um Serviço: mais eficiência com menos custos

A Gestão de Recursos Humanos como um Serviço torna a execução das tarefas mais eficiente com custos mais baixos, menos riscos, assegurando ainda a segurança e a privacidade dos dados.

Com este artigo ficará a conhecer as diferentes vertentes deste serviço, que inclui software de Gestão de Recursos Humanos, Portal do Colaborador, Portal de Avaliação de Desempenho, com todas as vantagens de recorrer a ambientes Cloud. 

Uma completa Gestão de Recursos Humanos como um Serviço.

A maioria dos colaboradores prefere continuar a trabalhar a partir de casa, mesmo depois da Pandemia. De acordo com o estudo 2021 HR in the New Era survey, da Capterra, essa percentagem ascende a 74%.

Para dar resposta à evolução das expectativas dos trabalhadores, as empresas precisam de recorrer a ferramentas de Gestão de Recursos Humanos como um Serviço que acompanhem esta e outras tendências.

As empresas com entre 50 e 500 trabalhadores devem externalizar a gestão dos Recursos Humanos.

É uma solução interessante uma vez que dispensa a necessidade de ter um departamento de recursos humanos próprio, e financeiramente vantajosa sobretudo para empresas desta dimensão.

 Por exemplo, no sector industrial e/ou empresas com gestão familiar, em que o know-how não está nos serviços, a subcontratação desta área é um apoio essencial à gestão.

Tendências da gestão de recursos humanos em 2022

A Capterra analisou o mercado estado-unidense e apresentou algumas das principais tendências que poderão ter impacto nas empresas de pequena dimensão e explica como trabalhá-las para manter a produtividade e envolver os colaboradores. São três as tendências de gestão de recursos humanos:

1.      Aplicações de Recursos humanos móveis:

A tendência de trabalhar em qualquer lugar acelerou a digitalização dos processos de RH, como o recrutamento, onboarding e reconhecimento do colaborador. Esta é uma das razões pelas quais os recrutadores e os empregadores estão a optar por soluções de software acessíveis a partir de dispositivos móveis. As ferramentas de Gestão de Recursos Humanos móveis podem ser acedidas a partir de qualquer dispositivo e permitem aos recrutadores contratar remotamente. Aos novos colaboradores permite completar as tarefas de onboarding online. Posteriormente, podem gerir as suas próprias ausências, colaborar com os superiores e regisar a assiduidade a partir do seu dispositivo.

2.      Inteligência Artificial integrada:

A IA está a ser incluída em ferramentas de Gestão de Recursos Humanos, para automatizar tarefas como, por exemplo, digitalizar curricula vitae, identificar talentos e preencher formulários automaticamente. O software de gestão de recursos humanos com IA integrada ajuda a melhorar a qualidade das contratações e a precisão das pesquisas através da triagem de milhares de aplicações em menos tempo. No dia-a-dia, ajuda as equipas de RH a melhorar o relacionamento com os colaboradores ao responderem 24/7. Em suma, a tecnologia ajuda a poupar tempo e a melhorar a produtividade tanto dos profissionais de RH como dos talentos com que se relacionam.

3.      Funcionalidades self-service:

Os modelos de trabalho híbrido e remoto podem dificultar o processo de onboarding e offboarding de colaboradores. Os colaboradores e os gestores, através de Portais de Colaborador podem tratar remotamente desses processos, incluindo, assinar documentos, selecionar benefícios, agir sobre variáveis que influenciam a sua folha salarial, sem precisar de ajuda da equipa de RH. Os colaboradores podem também encontrar respostas a perguntas frequentes através de assistentes virtuais, o que reduz o número de pedidos redundantes e permite o acesso imediato às suas próprias informações.

6 vantagens de recorrer a Gestão de Recursos Humanos como um Serviço

Para além de evitar a necessidade de dispor de equipas próprias especializadas em recursos humanos, sobretudo quando a dimensão da empresa ainda não o justifica, são muitas as vantagens da subcontratação do serviço de Gestão de Recursos Humanos como um Serviço:

1. Equipas mais disponíveis e mais produtivas

Com a subcontratação do serviço, as suas equipas internas podem dedicar-se a outras atividades de gestão de pessoas, libertando-se de tarefas rotineiras e sem valor acrescentado.

Ao recorrer à Gestão de Recursos Humanos como um Serviço, terá acesso a profissionais especializados nestas áreas, que serão “o seu departamento de RH".  Desta forma pode atribuir novas tarefas aos seus colaboradores, focando-se nas atividades produtivas do negócio.

2. Software sempre atualizado

A tecnologia em ambiente cloud, como um serviço, traz consigo inúmeras vantagens.

Usa software em constantemente evolução, com a incorporação de novas funcionalidades e de novos mecanismos para proteger os dados nos RH contra as ameaças de cibersegurança.

Têm igualmente atualizações frequentes necessárias ao cumprimento de alterações legislativas.

Ao recorrer à Gestão de Recursos Humanos como um serviço, todas essas atualizações estão asseguradas, fazendo parte dos acordos de nível de serviço (SLA), com custos muito inferiores à aquisição de soluções geridas in-house. Deste modo, as equipas externas, com competências atualizadas e em linha com as inovações de IT prestam um serviço de qualidade que dificilmente poderia ser assegurado por quem passa o dia a mudar de tarefa.

Além disso, ao recorrer à Gestão de Recursos Humanos como um serviço, tira partido da experiência acumulada em vários clientes, por parte dos profissionais especializados, potenciando ainda mais a qualidade do serviço prestado.

3. Constante desenvolvimento em matéria de segurança e protecção de dados

As empresas que prestam serviços em regime de outsourcing ou como um serviço colocam a segurança e a protecção de dados do cliente no topo das suas prioridades, acompanhando as alterações legislativas e as ameaças de cibersegurança.

4. Maior flexibilidade e escalabilidade

As licenças de outsourcing de Gestão de Recursos humanos como um serviço, além de soluções personalizadas e adequadas às necessidades dos clientes, incluem, quando necessário a revisão dos processos de IT de acordo com os requisitos do cliente. Os contratos são flexíveis e dão oportunidade para alargar ou reduzir a capacidade contratada sempre que a expansão ou redução do negócio o exija.

5. Disponibilidade à medida

Ao recorrer a Gestão de Recursos humanos como um serviço pode definir a disponibilidade e a abrangência dos serviços pretendida. Poderá trabalhar sem percalços, sendo as atualizações de software asseguradas nos tempos de menor atividade da empresa.

6. Redução de custos

Em vez da necessidade de investimento pontuais de grande dimensão em software ou atualizações, ao utilizar a Gestão de Recursos humanos como um serviço, o montante alocado a projetos de implementação de soluções anula-se, a despesa fixa com os recursos internos especializados em aplicativos de RH reduz e os seus custos correntes são distribuídos ao longo do período contratado.

O serviço contratado disponibiliza os profissionais especializados e as ferramentas tecnológicas adequadas ao trabalho. A despesa baixa e não compromete, melhorando a qualidade do serviço.

Libertação de recursos internos para tarefas de maior valor operacional

Dito isto, com a UnikSystem pode dispor de Gestão de Recursos Humanos como um Serviço, o que dá resposta aos principais desafios desta área de negócio em empresas de todas as dimensões.

Desta forma é possível, com um custo acessível, a sua empresa ficar altamente capacitada em matéria de Gestão de Recursos Humanos, sem retirar tempo necessário a outras tarefas relacionadas com o negócio e sem necessidade de contratar peritos em HR.

Com a Gestão de Recursos Humanos como um Serviço, pensada de raiz na ótica da automação de processos, e da otimização do tempo dedicado a essas funções (segundo o Centre for Effective Organizations, 50% do tempo de um departamento de recursos humanos é consumido a atualizar processos internos ou a responder a perguntas e dúvidas de colaboradores.) a sua empresa pode dedicar-se totalmente ao seu negócio.

Em conformidade com o Regime Jurídico da Segurança no Ciberespaço, funciona em modelo SaaS, integralmente em cloud. Além disso, foi concebido com a automação e a transição digital em mente, nomeadamente capacitação, digitalização e interoperabilidade, resolvendo problemas, eliminando barreiras e aumentando a eficiência.

Este tipo de software tem inúmeras vantagens que o podem ajudar, desde o primeiro momento, na área da gestão dos vencimentos, na elaboração de modelos de mapas ou na submissão de mapas legais.

Com o software de Gestão de Recursos Humanos como um Serviço pode gerir carreiras e grelhas salariais, gerir as regras de cálculo dos vencimentos, importar em bloco as variáveis para processamento, criar modelos de mapas através de listagens ad hoc, emitir automaticamente a totalidade dos mapas oficiais.

Além disso, permite a gestão de ativos de colaboradores, os registos de formação, a medicina no trabalho e ainda a gestão de alertas e notificações automáticas.

Questões coladas frequentemente sobre a Gestão de Recursos Humanos como um serviço

Um colaborador pode consultar ou actualizar os seus dados pessoais sem qualquer intervenção do departamento de RH?

No Portal do Colaborador é possível consultar e actualizar os dados de forma autónoma e reflecti-los automaticamente no sistema interno para processamento salarial (UnikPeople 360°).

O colaborador pode justificar faltas e inserir documentos de apoio à justificação?

É possível visualizar os registos de ausências e registar as justificações, incluindo a documentação com evidências.

O gestor pode aprovar as férias de um colaborador tendo em vista as férias de toda a equipa a que o colaborador pertence?

O gestor pode analisar visualmente as férias já reservadas pela equipa à qual o colaborador pertence antes de aprovar as suas férias.

O processo de gestão de férias pode ser realizado na sua totalidade no Portal do Colaborador?

Os dias de férias a que cada funcionário tem direito são atribuídos automaticamente no Portal do Colaborador. A informação é disponibilizada ao colaborador para que ele possa programar os períodos de férias de forma independente.

A solicitação de aprovação/alteração de férias segue um fluxo de trabalho de aprovação para o chefe da equipa /departamento, que pode visualizar todos os pedidos da equipa.

Após a aprovação dos pedidos, os responsáveis de Recursos Humanos podem ser notificados e essa mudança é integrada no Portal do Colaborador (RH).

Compreendidas as diferentes dimensões do software de gestão de recursos humanos como um service, vamos marcar uma apresentação?

Partilhe com a UnikSystem as suas atuais dificuldades e objetivos futuros em matéria de Gestão de Recursos Humanos como um serviço para que possamos preparar uma apresentação que atenda às suas necessidades.

by Célia Barata – RegTech & HR Business Manager @Uniksystem

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