A eficiência e a otimização dos processos são fundamentais para o sucesso de uma empresa.

Uma área-chave nesse sentido é o procurement, que abrange todo o processo de aquisição de bens e serviços, desde a identificação das necessidades até o pagamento dos fornecedores.
Com o avanço da tecnologia e a incorporação de inteligência artificial, têm surgido soluções inovadoras e muitas empresas estão já a adotar nas suas operações, Portais de Procurement para as ajudar a reduzir custos, a mitigar riscos de incerteza, a melhorar o desempenho dos fornecedores e a garantir a conformidade.

Há mais de 20 anos, uma fábrica da IBM no México, mais que duplicou o valor da sua produção (em cerca de 2 mil milhões de dólares), em apenas 3 anos, graças à introdução de uma tecnologia de procurement.

Mais recentemente, segundo um artigo da Forbes, com a tecnologia de procurement associada a inteligência artificial, um fabricante de tecidos, papel e embalagens, pelo facto de ter assegurado em tempo real precisão nos seus inventários, registou poupanças de mais de 20 milhões de dólares apenas nos primeiros 45 dias.

Importa por isso saber em quantos meses recupera o investimento feito num Portal de Procurement?

Antes de abordarmos a questão do retorno do investimento de um Portal de Procurement, é importante compreender o papel estratégico que desempenha nas organizações.

Através de Portais de Procurement, o processo é transformado em procurement eletrónico (eProcurement), o que permite o lançamento automático de pedidos de cotação, a automação das consultas de preços junto de fornecedores e em muitos casos até à automação de Contas a Pagar.

Uma estratégia de procurement bem desenhada, suportada em Portais de Procurement e com o envolvimento da gestão de topo da organização, permite otimizar os custos de produção, poupar tempo e dinheiro e criar valor para o negócio.

Porém, para maximizar o valor potencial à organização, segundo a Gartner, os líderes das áreas de procurement e operações têm a responsabilidade de gerir riscos, impulsionar a inovação, otimizar custos e promover a sustentabilidade nas cadeias de abastecimento, o que só é possível com o envolvimento de todos os stakeholders do processo.

Segundo os analistas da Gartner, estes devem ter em conta os seguintes aspetos:

• Ser digital
• Praticar sourcing estratégico
• Desenvolver talento para o procurement:
• Influenciar quem toma decisões de negócio

A perceção do papel estratégico do procurement começa hoje a ser tão evidente que, segundo um estudo recente da Globality, as organizações começam a priorizar a digitalização do procurement como forma de ganhar vantagem competitiva.

A utilização de Portais de Procurement como tecnologia digital inovadora, significa o términus da dependência de fornecedores num único local ou pais, o que para além de gerar economia de custos, minimiza riscos operacionais e geopolíticos (tão bem patentes com pandemia Covid-19 ou mais recentemente com a invasão da Rússia à Ucrânia).

O estudo da Globality aponta tendências que não deixam dúvidas:

• 90% das empresas sentem a necessidade de mudar nos próximos 3 anos, os processos de compras, para os tornar mais ágeis e resilientes;
• 87% estão a priorizar a constituição de equipas (digitais e de análise de dados) para obter insights preditivos e implantar novas tecnologias;
• 50% pretendem centrar a mudança nas suas organizações em torno da otimização dos processos de procurement

Sendo o aprovisionamento e a aquisição de bens e serviços críticos para o negócio, a dependência de fornecedores para garantir a cadeia de abastecimento, coloca o procurement como elemento estratégico central.

Assim os responsáveis de procurement seguindo uma tendência global, incluem no topo das suas prioridades a adoção de tecnologias digitais, a integração de análise de dados e a implementação de estratégias de sourcing eficazes.

Segundo o Gartner, mais de 70% dos profissionais de compras e aprovisionamento procuram junto dos fornecedores meios para explorar novos tipos de serviços tecnológicos e é neste contexto que um Portais de Procurement surgem como as soluções a adotar.

Para quem está a iniciar um novo desafio na área de procurement, segundo o estudo a Gartner, deve começar por identificar as prioridades críticas das diferentes áreas de negócio e por compreender onde pode apoiá-las através de uma base de fornecedores alargada e de confiança:

• Avaliar e medir o desempenho em matéria de aprovisionamento e aquisição;
• Construir relações com parceiros comerciais chave;
• Mitigar os riscos dos fornecedores;
• Elaborar de um plano de ação;

A Gartner traçou as 10 prioridades centrais para os primeiros 100 dias de trabalho num novo cargo na área de compras e aprovisionamento.

Se Procurement é na sua essência simples, a compra e venda de matérias primas, bens ou serviços, o Portal de Procurement é a realização destas operações através de uma plataforma digital que automatiza e centraliza os processos de aquisição, desde a análise de preços, à solicitação de compra até o pagamento aos fornecedores.

Dependendo da complexidade do Portal de Procurement em causa, poderá integrar diversas etapas, como abranger o eSourcing, a seleção e monitorização do desempenho dos fornecedores, a cotação de preços, a negociação de contratos, a automação de ordens de compra, os avisos de receção e a própria validação de faturas rececionadas.

Além disso, um Portal de Procurement pode fornecer recursos analíticos avançados, permitindo uma visão mais abrangente e estratégica das atividades de procurement.

Entendendo a criticidade do Procurement enquanto instrumento de rentabilidade, muitos países começaram a aplicar medidas regulatórias aplicadas ao setor público, tendo Portugal estado na linha da frente, já que desde 2009 os contratos públicos em Portugal são obrigatoriamente adjudicados através do recurso a plataformas eletrónicas, com publicação no portal oficial dos contratos públicos (Portal Base Gov).

Para a administração pública introduziu benefícios de eficiência, transparência, equidade, concorrência, imparcialidade e incentivo às empresas lociasm, ao mesmo tempo que contribui para a diminuição da fenómenos de corrupção.

Na Europa o eProcurement está regulado pela 2014/25/EU do Parlamento Europeu e do Conselho. De acordo com a Wikipédia numa entrada sobre eProcurement, muitos outros países estão a regulamentar o procurement em particular na relação do Estado com a economia como Bangladesh, Mongólia, Ucrânia, India, Singapura, Estónia, Reino Unido, EUA, Malásia, Indonésia ou Austrália.

A implementação de um Portal de Procurement traz inúmeros benefícios às organizações uma vez que reduz burocracia, automatiza processos, elimina erros humanos, aumenta a eficiência operacional, reduz os custos de transação, introduz a visibilidade transversal aos processos e minimiza o tempo das tomadas de decisão, uma vez que são baseadas em dados reais, em critérios de objetivos de rentabilidade e em analises de desempenho de processos e fornecedores.

São essencialmente benefícios para o negócio e consequentemente para toda a organização, com um melhor controlo das despesas, com a centralização dos processos de compra e com a automação das validações entre as ordens de compra, as entregas, as faturas e os pagamentos.

Com um Portal de Procurement é possível aproveitar a inteligência artificial (IA) para melhorar a análise de dados, a previsão da procura e a identificação de oportunidades de otimização.

Os próximos anos vão ser extremamente desafiantes e disruptivos.

Vivemos uma conjuntura macroeconómica extremamente desfavorável e imprevisível, devido ao rescaldo das consequências da pandemia, devido à guerra na europa e à inflação galopante, à qual se junta uma déficit de mão-de-obra especializada e sérios problemas nas cadeias globais de fornecimento.

São desafios que transcendem a capacidade de resolução e intervenção das organizações e dos seus responsáveis.

Juntam-se a estes, também desafios tecnológicos, com a inovação em efervescência e o surgimento de diversas ferramentas de inteligência artificial, cuja utilização porá na dianteira todos aquelas que souberem tirar o devido proveito.

É neste contexto que os responsáveis de procurement são chamados a liderar a incorporação de inovação, a introduzir complexidade aos modelos de decisão, a melhorar processos, a reduzir a necessidade de mão de obra e a aumentar a rentabilidade das suas áreas de negócio.

Explica a Gartner que as organizações estão incrementalmente mais dependentes dos fornecedores e é necessário que os responsáveis pelo procurement e sourcing estratégico percebam como retirar mais valor da base de fornecedores e proteger as suas organizações de uma disrupção futura. As organizações não conseguirão suportar custos incontroláveis e é por isso vital dispor de visibilidade total sobre as origens das estruturas de custo.

Em suma, o sucesso do sourcing e procurement estratégicos depende de:

• Otimização de custos;
• Resiliência do fornecedor;
• Sourcing responsável.

Eis, quatro ações estratégicas definidas pela Gartner e outros especialistas para o sucesso dos Chief Procurement Officers (CPO):

• Alinhamento das lideranças.

Devem procurar implementar ações estratégicas que coloquem o procurement um lugar de destaque na organização, que fomentem a otimização do sourcing, e aumenta a resiliência e a mitigação de riscos.

• Os CPO devem reduzir a sobrecarga de trabalho repetitivo das suas equipas

Trabalho repetitivo gera elevados níveis de burnout dando lugar a fenómenos como a «great resignation» ou o «quiet quiting». Ao especializar funções e ao integrar inovação tecnológica, reduz a carga cognitiva e aumenta a produtividade.

• Os colaboradores devem estar envolvidos, para conseguir manter o talento e atrair o talento adequado.

Os colaboradores devem estar envolvidos em todo o processo, com formação especifica que induza novos comportamentos e que permita não só manter os seus talentos, como também atraia talento especializado.

• Por fim, as tecnologias escolhidas devem ser seguras e com resultados mensuráveis.

Ainda segundo a Gartner, ao apresentar uma necessidade de investimento, se a consubstanciar com factos, números e racionais de poupança e se conseguir apresentar a transversalidade dos benefícios, duplica a probabilidade de lhe aprovarem o investimento.

Como já anteriormente referido, registam-se muitas limitações ao trabalho das equipas de procurement. Há falta de recursos, os que existem estão sobrecarregados e a juntar a isso, em muitos casos os workflows de aprovação são manuais e desatualizados, o que impossibilita a automação destes processos.

Muitas empresas ainda iniciam processos de compra através de chamadas telefónicas, mensagens de texto ou emails, de forma não estruturada e organizada, sujeita a quebras no processo por motivos vários, como um email que foi para spam ou que não foi reencaminhado se o utilizador está de férias, uma chamada telefónica não atendida ou o esquecimento de um fornecedor, sem nenhuma alerta ou notificação.

Na Uniksystem, há muitos que trabalhamos na simplificação de processos e na automação de workflows que ajudam as organizações a eliminar ineficiências.

Em matéria de risco, lidar com práticas de compras morosas com longos prazos de aprovação podem levar os próprios colaboradores a procurar métodos alternativos para acelerar o processo, aumentado o risco para a empresa devido, por exemplo à falta de avaliação dos fornecedores ou da conformidade dos processos.

O Gartner explica que os líderes de procurement devem ir além da gestão de custos a curto prazo, para tirarem o máximo partido possível das capacidades dos fornecedores, de forma estruturada e segmentada. Ou seja:

• Alinhar estratégias de sourcing de cadeias de abastecimento;
• Apostar no envolvimento dos stakeholders;
• Definir e comunicar as métricas corretas interna e externamente para conduzir ao comportamento ideal.

Segundo um artigo das Forbes existem cinco etapas principais para modernizar com sucesso os processos de Procurement:

1 – O processo de compra deve iniciar no momento da requisição

Num workflow moderno de Procurement, o primeiro passo será a criação de uma requisição, realizado através de uma plataforma fácil de usar e entender, mesmo para alguém que o esteja a executar pela primeira vez.

Ao centralizar a geração e entrada das requisições, ganham visibilidade sobre as necessidades e conseguirá reduzir riscos de conformidade, de duplicação, ou na maioria das vezes gerar economias de escala.

2 – Automatize workflows de aprovação

Estruture matrizes de aprovação que permitam identificar os intervenientes necessários em cada processo, transversais à organização (área financeira, contabilidade, segurança, legal, people) ou outros.

Implemente esses workflows no Portal de Procurement, diferenciados em função do tipo de aquisição, do valor, da urgência, do âmbito, e torne os processos lineares mas flexíveis, transparentes e eficazes.

3 – Controle as renovações

As renovações não poderão ser relegadas para 2º plano. Controle as datas de términus dos contratos e efetue, em tempo, negociações para obter melhores preços.

É importante que o seu Portal de Procurement seja transparente e centralizado para que possa gerar alertas às partes interessadas sobre as datas de renovações.

4 – Comunique a modernização que pretende realizar

Seja claro com as equipas sobre o que pretende modernizar e quais são os objetivos a atingir. Explique as vantagens de processos de procurement modernos, ágeis e preditivos e de que forma serão uma vantagem competitiva para a empresa.

5 – Integre novas tecnologias nos processos de procurement

É importante que o processo de procurement possa ser perfeitamente integrado com as ferramentas (softwares) em uso corrente na organização. É importante que a modernização seja um complemento e melhoria dos processos existentes.

A IA já nos ajuda na melhoria do desempenho de tarefas assentes em dados estruturados, nomeadamente no que diz respeito às soluções de captura de dados. Mas como lidará com informação dispersa e previsões?

Procurando no famoso ChatGPT, pouca se informação se obtém relativamente à incorporação de inteligência artificial nos processos de procurement, provavelmente porque ainda é informação recente.

Mas o certo é que a inteligência artificial e a aprendizagem automática (machine learning) já nos ajuda a racionalizar processos de aquisição, reduzir erros e a disponibilizar análises de dados em tempo real, aspetos cruciais para a melhoria nos processos de procurement.

De acordo com o World Economic Fórum (WEF), a maioria dos executivos C-level, olham para a IA como um potenciador no desenvolvimento de uma mentalidade digital e de uma cultura empresarial que conduza à transformação de insights em decisões de negócio em tempo real. Atualmente, a AI tem sido incluída em aplicações específicas como ERP, soluções empresariais, como é o caso da ferramenta contas a pagar da UnikSystem e até mesmo plataformas IoT .

Paul J. Noble, colaborador da Forbes que cobre o impacto da IA e da aprendizagem automática na supply chain, explica que o procurement terá de mudar com o apoio da IA. A economia global está imprevisível e os fabricantes têm de melhorar a gestão do risco e dar prioridade à digitalização no âmbito dos processos de procurement, para nos aproximarmos do que a Gartner chama de procurement autónomo, que tem a o potencial de levar a eficiência e as poupanças para novos níveis, desde que bem construídos.

A computação cognitiva está a contribuir para a harmonização de dados e a permitir ter informação em tempo real que ajuda as empresas na tomada de decisões assentes em dados de maior confiança e com mais rapidez.

A AI e a aprendizagem automática podem ainda contribuir para a colmatar a falta de capital humano e “responsabilizar-se” pelas tarefas repetitivas sem substituir os colaboradores nas áreas de maior valor acrescentado.

A UnikSystem já introduziu IA nas suas aplicações para automatizar processos de negócio e ajudar as organizações nas necessidades de digitalização das suas atividades.

Através do Portal de Procurement, poderá dar início a processos estruturados de compras, eliminando dados dispersos e comunicados por múltiplos canais, numa plataforma de automação que se adapta às especificidades dos seus processos de compras.

Juntando as capacidades Data Capture ao Portal de Procurement, permitirá ainda automatizar as Contas a Pagar, uma vez que com interpretação cognitiva e IA, são extraídos os dados de faturas eliminando a necessidade de efetuar registos manuais de dados, possibilitando a validação automática de regras de negócio e de conformidade com a ordem de compra.

Com um Portal de Procurement com Data Capture, reduz em 80% o ciclo do processo de compra e ganha escalabilidade, agilidade e controlo total de todo o processo. Os ganhos são evidentes.

Voltando à pergunta inicial sobre o tempo necessário para recuperar o investimento em um Portal de Procurement, é importante ressaltar que essa resposta pode variar dependendo de vários fatores, como o tamanho da organização, a complexidade dos processos de procurement e o grau de automação já existente. No entanto, estudos e relatórios sugerem que os benefícios de um Portal de Procurement podem ser significativos e que o retorno do investimento pode ser alcançado em um período relativamente curto.

Segundo o Fórum Econômico Mundial, em um relatório sobre a aplicação da IA no procurement, é possível obter resultados positivos em um prazo de 6 a 12 meses. Esse relatório destaca a eficiência operacional, a redução de custos, a melhoria da qualidade dos dados e a tomada de decisões mais informadas como os principais impulsionadores do retorno do investimento em um Portal de Procurement.

A implementação de um Portal de Procurement pode trazer benefícios significativos para as organizações, promovendo eficiência, transparência e agilidade nos processos de aquisição.

Embora o tempo exato para recuperar o investimento varie de acordo com cada caso, estudos indicam que é possível alcançar resultados positivos em um período relativamente curto, geralmente entre 6 e 12 meses.

Portanto, para as empresas que procuram modernizar suas operações de procurement e otimizar seus resultados, investir em um Portal de Procurement é uma estratégia promissora e com potencial para gerar retornos significativos no médio prazo.