Fatores críticos para uma gestão de assiduidade moderna

Gestão de assiduidade é uma obrigação prevista no Código do Trabalho também em regimes híbridos e de teletrabalho. Acompanhar os colaboradores no dia-a-dia é necessário. Mas controlar todos os seus passos, com recurso a ferramentas intrusivas, é invasão de privacidade, moralmente incorreto e inaceitável.

Com o incremento do teletrabalho, algumas empresas sentiram necessidade de reforçar a gestão de assiduidade e monitorização dos colaboradores quando estes laboram a partir de casa. Subjacente estão, no entanto, os limites. Como deve fazer-se o registo de assiduidade em teletrabalho? Até onde podem ir as empresas? Como podem não interferir no work-life balance dos colaboradores e nem levantar questões de privacidade?

Inquestionável é que, em 2020, com a pandemia COVID-19, foi imposto a elevado número de de empresas o recurso ao teletrabalho para manter os postos de trabalho e assegurar a continuidade da sua actividade.

Com o abrandamento do impacto do vírus, as organizações enfrentam agora novos desafios: os colaboradores não querem voltar aos escritórios, pelo menos não a tempo inteiro. Muitos encontraram uma miríade de vantagens no trabalho remoto, como a poupança de tempo e dinheiro em deslocações e o incremento do equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e o trabalho.

As empresas têm de adaptar-se. E neste novo modelo, é fundamental analisar os fatores críticos de uma gestão de assiduidade moderna. Esta pode ser feita com recurso a meios tecnológicos criados para o efeito, sem exceder o propósito de registo horário. Naturalmente, podem utilizar-se outras ferramentas, embora menos eficientes, como telefonemas, mensagens de texto ou de correio eletrônico, entre outras.

Fonte: Work Trend Index, Hybrid Work Is Just Work. Are We Doing It Wrong? Microsoft

É verdade, no novo paradigma, colaboradores e empresas não estão alinhados. Um estudo publicado pela Microsoft, em Setembro de 2022, revela que apenas 12% dos líderes têm confiança na produtividade das suas equipas num modelo híbrido de trabalho. Por seu lado, os colaboradores (87%) consideram ser mais produtivos a trabalhar a partir de casa.

Outro estudo, da empresa de segurança informática Kaspersky, revela que a maioria dos colaboradores se sente mais confortável a trabalhar remotamente. Apesar de 54% dos profissionais de TI considerarem ter mais trabalho, 18% dos quais significativamente mais, sentem-se menos cansados (64%) do que trabalhando no escritório. 36% dizem, inclusive, ter mais energia a trabalhar a partir de casa.

Estes são apenas alguns dos motivos pelos quais os colaboradores querem continuar a trabalhar a partir de casa, revela um da Universidade de Texas, EUA:

• em teletrabalho, os colaboradores poupam muito em combustível, roupa para o trabalho e refeições;
• os colaboradores remotos trabalham mais cinco a sete horas que os colegas no escritório;
• os trabalhadores remotos sentem-se 25% menos estressados do que os colegas no escritório.

Estamos perante uma situação complexa. Muitas empresas ainda não sabem como assegurar a produtividade neste novo contexto, como conclui a Microsoft, mas mais organizações ainda estão a debater-se com a raiz deste problema:

• Como fazer a gestão de assiduidade?
• Fará sentido esse controlo no início deste milénio? Sim, pelo menos a lei assim o obriga.
• A que género de soluções devem as empresas recorrer?

Além do efeito no bem-estar dos colaboradores, a pandemia alterou o status quo e acelerou a transição digital, aumentando os desafios da gestão de assiduidade.

Este conceito era, havia muito, debatido pelo sector tecnológico e pelos peritos da sociedade da informação. E, de um dia para outro, o que iria levar anos a tornar-se realidade, teve de acontecer em todo o mundo, em simultâneo e sem pré-aviso.

Felizmente, a tecnologia existia para dar resposta às necessidades massivas do momento. Especialistas de empresas tecnológicas, a Academia, investigadores, em conferências e seminários, um pouco por todo o mundo dizem em uníssono que «a pandemia fez mais pela transformação digital do que o ecossistema em décadas».

Em março de 2020, com mais ou menos dificuldades empresas, escolas, serviços públicos estavam a funcionar remotamente. Naturalmente há muito a fazer para não voltar ao estádio anterior, com uma grande diferença: agora empresas e trabalhadores estão cientes de que a tecnologia já existia, tendo evoluído muito em poucos anos e de que lhes permite trabalhar remotamente sem problemas de maior.

Terá a pandemia feito mais pela transição digital do que dezenas de anos de debate sobre o assunto?

O controlo de assiduidade está previsto no Código do Trabalho (artigo 202.º). É uma obrigação legal para as empresas com sede em Portugal. Esta regra, inclui o registo de tempo de trabalho, as horas de início e de fim do dia de trabalho, além de pausas e outras ausências. Mesmo em teletrabalho. O objetivo da lei é de louvar: evitar que os trabalhadores sejam explorados por organizações com más práticas de responsabilidade social. Mas coloca desafios à grande maioria das empresas que têm de encontrar um modelo de gestão de assiduidade eficaz em modelos híbridos. Mesmo in loco há obstáculos. Por exemplo, deixou de ser possível a utilizar a impressão digital para picar o ponto – questões sanitárias – e a partir de casa este método nem sequer é viável.

Trabalhar remotamente acarretas obrigações legais também para o trabalhador, que deve respeitar os períodos normais de trabalho (artigo 169.º do Código do Trabalho).

Além do cumprimento da obrigação legal, a gestão de assiduidade permite medir o desempenho e produtividade dos trabalhadores, incluindo a gestão de ausências, férias e baixas e contribuindo deste modo para a organização do trabalho das equipas e a redução das faltas não justificadas.

Do ponto de vista dos departamentos de Recursos Humanos a gestão de assiduidade é uma das tarefas que pode ser automatizada com ferramentas de gestão de desempenho desenvolvidas para o efeito, libertando os RH para funções de maior valor acrescentado como transmitir valores e políticas ou acolher novos colaboradores.

Saliente-se ainda a vantagem de as ferramentas de gestão de assiduidade classificarem e organizarem os dados de modo centralizado, para facilitar a tomada de decisões pelos gestores.

Tudo isto é possível com ferramentas de marcação de ponto online no “Portal do Colaborador”.

Saiba o que e o Portal do Colaborador e incluindo as funcionalidades que podem ajudar a assegurar uma correta gestão de assiduidade.

Nas instalações das empresas é simples implementar um sistema de registo e gestão de assiduidade e de monitorização da utilização dos computadores.

O registo de assiduidade pode utilizar sistemas de controlo de entradas e saídas (cartões, dados biométricos, entre outros) nas instalações. As tecnologias de monitorização de utilização dos sistemas informáticos nas empresas também não são novidade. Permitem aos responsáveis, verificar a utilização do computador, do correio electrónico e do telefone possibilitando determinar se o colaborador está de facto a trabalhar.

No entanto, em modelos de teletrabalho ou híbrido, o direito ou a capacidade de um empregador controlar os seus empregados são mais difusos.

As tecnologias de monitorização aplicadas ao trabalho remoto podem ajudar a empresa e os colaboradores em múltiplas valências:

• acompanhar os tempos de log-in e fazer o registo de assiduidade;
• apoiar os supervisores no acompanhamento e auxílio de colaboradores no trabalho:
• disponibilizar informação sobre eficiência e produtividade;
• acompanhar o desempenho da rede;
• garantir a conformidade com as políticas do empregador;
• cumprir obrigações legais num ambiente de trabalho remoto (por exemplo: confidencialidade da informação de negócio ou manutenção de registos de horas de trabalho, incluindo tempo extra);

Conheça as ferramentas colaborativas da nova Era, ideais para gerir equipas à distância.

A gestão de assiduidade deve ter por base meios tecnológicos criados para esse efeito e que não podem exceder esse propósito. Por isso, as empresas devem ser cautelosas no que toca à verificação da efetiva prestação de trabalho.

Mesmo a distância, a norma laboral que proíbe a utilização de meios de vigilância com a finalidade de controlar o desempenho é proibida (excede os limites da privacidade do colaborador.

Por isso, antes de pensar na utilização de tecnologias controversas, o empregador deve ter em conta que muitas são ilegítimas e mesmo ilegais.

• monitorização de conteúdo;
• spyware;
• geolocalização;
• tecnologias que permitem registar tempos de trabalho e inatividade (por exemplo, utilização do rato);
• acesso a aplicações, a páginas de Internet visitadas ou capturas de ecrãs;
• webcam ligada durante a prestação de trabalho;
• gravação não autorizada de teleconferências;
• entre outras

Além de invasivas e de entrarem na dimensão da privacidade dos colaboradores. Todos os meios que coloquem restrições à vida privada, que ofendam os princípios de proporcionalidade e da minimização da divulgação dos dados pessoais são inadmissíveis lê-se num artigo sobre gestão de assiduidade em teletrabalho, da firma de advocacia Almeida, Dias & Associados.

O empregador pode utilizar legitimamente ferramentas diversificadas para controlar a atividade do trabalhador através de teleconferências, definição de tarefas simples ou objetivos mais abrangentes, além de prazos. Afinal, presencialmente ou em teletrabalho, o colaborador tem de prestar efetivamente trabalho, em troca do qual é remunerado, explica o mesmo artigo.

Perceba como o Portal do Colaborador é um forte aliado no respeito pela privacidade e proteção de dados dos trabalhadores.

Um artigo publicado pela Norton Rose Fulbright, intitulado “Keeping track of employees from a distance: Monitoring technologies and related legal considerations for teleworking”, explora temas de privacidade e dos direitos humanos no teletrabalho no Canadá, com recurso a casos concretos e à legislação local. Os empregadores devem considerar criar ou rever as políticas de monitorização existentes:

• Desenvolver um plano:
  • Definir ou acordar um horário diário de trabalho para cada colaborador. Por exemplo um empregado com filhos pequenos poderá não trabalhar nas horas padrão, mas poderá estar online e a trabalhar noutras alturas;
  • Promover reuniões de equipa regulares para discutir objetivos e envolver os outros colaboradores uns com os outros;
  • Definir medidas de desempenho claras e objectivas;
  • Definir prazos intermédios (milestones) para cumprir projetos e identificar problemas atempadamente;
  • Encorajar o networking e atividades sociais remotas;
  • Dar resposta imediata aos problemas para evitar a sensação de isolamento dos teletrabalhadores.
• Desenvolver e disseminar políticas de privacidade:
  • Definir direitos, obrigações, expectativas de privacidade razoáveis, técnicas de monitorização, bem como permissões e limitações incluindo a relação com dispositivos electrónicos;
  • Designar um responsável pela privacidade nas TI, nos recursos humanos e/ou na gestão, a quem os colaboradores podem recorrer em caso de dúvidas ou preocupações;
• Consultar colaboradores:
  • Obter o consentimento legal do colaborador para limitar a responsabilidade do empregador e ajudar a garantir a produtividade no local de trabalho;
  • Criar estratégias de consulta aos colaboradores para assegurar que estão cientes das técnicas de monitorização utilizadas e que compreendem as suas responsabilidades num local de trabalho remoto;
  • Consultar os representantes dos trabalhadores (por exemplo sindicatos) e verificar a conformidade com convenções colectivas aplicáveis ao introduzir ou rever políticas de monitorização.

O portal de colaborador é uma ferramenta de software que dá resposta a muitos dos desafios aqui apontados deixando espaço e tempo para o desenvolvimento de atividades de maior valor acrescentado, incluindo a tomada de decisões. A ferramenta é:

• Colaborativa;
• Constantemente atualizada – destaque para as matérias legislativa e regulativa;
• Simplifica a comunicação com os colaboradores;
• Reduz o trabalho administrativo das equipas de RH;
• Apresenta insights – úteis para a tomada de decisões;
• Facilita avaliações de desempenho;
• Está preparada para o trabalho remoto.

No que toca às tecnologias, raramente encontrará um problema que não tenha já uma resposta. É o caso da solução Portal do Colaborador que ajuda as empresas – com a participação dos trabalhadores em self-service – a melhorar a gestão de assiduidade e desempenho. Permite:

• Fazer o Onboarding Digital de colaboradores;
• Disponibilizar os recibos de vencimento;
• Tratar justificações de Ausências;
• Marcar e aprovar Férias.
• Pagar por utilização: é uma ferramenta pay-per-use, ou seja, apenas paga o que usa;
• Configurar as suas próprias regras;
• Dispensar programadores, caros por defeito, porque não é necessário código;
• Dar resposta às necessidades dos empregados
• Reduzir custos operacionais;
• Incrementar a produtividade;
• Em qualquer lugar e em qualquer dispositivo

Os colaboradores também têm as suas obrigações. Eis algumas dicas para que sejam mais produtivos a trabalhar a partir de casa:

• Definir rotinas. Começar por mudar de roupa para alertar o organismo para a necessidade de entrar em modo “trabalho”. Criar rotinas que se assemelhem ao processo de ir para o escritório fora de casa;
• Criar um plano de trabalho e cumpri-lo. Flexibilidade não é sinónimo de falta de estrutura. Tirar partido das horas mais produtivas de cada um. Seja às três da manhã ou às dez da noite, o fundamental é ir ao encontro das prioridades de trabalho;
• Oferecer-se pausas: o trabalhador deve recompensar a sua disciplina com intervalos. Trabalhará com mais eficiência se definir fronteiras entre o trabalho, diversão e repouso.
• Evitar interrupções de familiares e amigos: explicar que está em casa, mas é como se estivesse no escritório e é inapropriado “aparecer” tal como seria nas instalações da empresa;
• Televisão e música: Cabe a cada um saber se música ou a televisão ligada ajudam na concentração ou são distrações. Cada um deve descobrir o ideal para si e torná-los mais um elemento de reforço da produtividade e da disciplina de trabalho.