A maioria das organizações sabe quantas horas foram trabalhadas. Poucas sabem em quê. A imputação de horas a projetos no UnikPeople resolve exatamente isso — com aprovação, controlo de cobrabilidade e integração direta no portal do colaborador.
1. O problema que ninguém quantifica — mas toda a gente sente
Numa organização com 200 colaboradores, cada um trabalha em média em 3 a 5 projetos em simultâneo. No final do mês, o departamento financeiro sabe o custo total da folha de salários. Mas não sabe quanto desse custo foi alocado ao projeto A versus ao projeto B. Não sabe quantas horas foram facturáveis ao cliente. E não sabe se o gestor do projeto X aprovou o trabalho declarado ou se o número foi simplesmente registado.
Este vazio de informação tem consequências diretas:
- Projetos subavaliados: os custos reais de pessoal são subestimados porque não existe rastreio por projeto
- Horas não facturadas: em organizações de serviços, horas cobráveis ao cliente ficam por lançar porque o processo é manual e moroso
- Centros de custo imprecisos: a contabilidade analítica assenta em estimativas, não em dados reais declarados pelos colaboradores
- Aprovação inexistente: sem workflow de aprovação, qualquer imputação declarada é considerada válida — criando risco de manipulação ou erro
Segundo dados do Project Management Institute (PMI, 2025), organizações que não monitorizam o tempo por projeto enfrentam desvios médios de 28% no orçamento de pessoal, e 43% dos gestores de projeto consideram a falta de visibilidade de custos de mão de obra como o principal obstáculo à rentabilidade dos projetos.
2. O que é a imputação de horas a projetos no UnikPeople
O módulo de imputação de horas a projetos do UnikPeople ESS permite que cada colaborador distribua as suas horas de trabalho diárias por projetos ou centros de custo, diretamente no portal self-service, com fluxo de aprovação integrado.
Existem dois modos de imputação, que podem coexistir na mesma organização:
Imputação a Projetos
O colaborador regista quanto tempo dedicou a cada projeto, podendo marcar as horas como cobráveis ao cliente. O sistema apresenta:
- As horas já submetidas em dias anteriores
- As horas em rascunho (por submeter)
- O valor default configurado para aquele colaborador ou projeto
- Um seletor de duração com incrementos de 15 minutos
- O projeto de destino (com projeto predefinido configurável por perfil)
Após submissão, as imputações ficam em estado Pendente até serem aprovadas pelo responsável hierárquico. Este workflow garante que nenhuma hora é considerada como custo real de projeto sem validação.
Imputação a Centros de Custo
Segue a mesma lógica, mas a dimensão de análise é o centro de custo em vez do projeto. Útil para organizações que gerem a contabilidade analítica por departamento, unidade de negócio ou área funcional, independentemente de projetos formais.
Cada imputação pode ser marcada como cobrável (horas facturáveis ao cliente), o que alimenta automaticamente os processos de faturação e reporting de rentabilidade.
3. O fluxo em detalhe: do colaborador à aprovação
O processo de imputação de horas a projetos é simples para o colaborador, mas robusto na retaguarda:
Passo 1 — Distribuição do dia
O colaborador acede ao dia de trabalho no portal e vê a barra de distribuição: horas já submetidas, horas em rascunho e horas por imputar (default). A soma visual facilita a perceção de quanto falta distribuir.
Passo 2 — Nova imputação
Seleciona o projeto (ou centro de custo), define a duração em incrementos de 15 minutos, e ativa ou desativa o flag Cobrável. O projeto ou centro de custo predefinido é carregado automaticamente, reduzindo fricção no processo diário.
Passo 3 — Submissão
O colaborador submete uma ou várias imputações de uma só vez. O sistema cria os registos em estado Pendente.
Passo 4 — Aprovação
O responsável hierárquico recebe notificação e pode aprovar, rejeitar ou devolver para revisão. Só após aprovação as horas transitam para o estado Aprovado e alimentam os relatórios de custos e faturação.
4. Integração com o calendário real de trabalho
O módulo de imputação de horas a projetos está ligado ao registo de assiduidade do UnikPeople. Para o dia SEG 27/4, por exemplo, o sistema mostra automaticamente “9h reais” — as horas efetivamente trabalhadas conforme os registos de ponto. Esta integração evita que um colaborador impute mais horas do que realmente trabalhou, garantindo a integridade dos dados.
A barra de distribuição reflete em tempo real:
- Submetido: horas já validadas em imputações anteriores do mesmo dia
- Rascunho: imputações criadas mas ainda não submetidas
- Default: horas restantes a imputar, com base no total de horas reais
5. Casos de uso reais
Consultora de tecnologia — faturação ao cliente
Uma empresa com 80 consultores presta serviços a 15 clientes em simultâneo. Antes da imputação de horas a projetos, a faturação ao cliente era calculada com base em estimativas dos gestores de projeto. Com o UnikPeople, cada consultor imputa diariamente as horas por projeto, com flag cobrável, e o relatório de faturação é gerado automaticamente — sem reuniões de apuramento de fim de mês.
Administração pública — controlo de custos por programa
Uma entidade pública com 350 colaboradores distribui o seu orçamento de pessoal por 12 programas orçamentais. A imputação a centros de custo permite que cada trabalhador declare a que programa dedicou o seu tempo, alimentando os relatórios de execução orçamental sem processos manuais paralelos.
Empresa de serviços partilhados — reembolso interdepartamental
Uma organização com serviços partilhados de RH, TI e financeiro necessita de reafectar custos de pessoal aos departamentos beneficiários. A imputação a centros de custo gera automaticamente os dados de input para o processo de chargebacks interdepartamentais.
6. O impacto nos dados de gestão
Organizações que implementam sistemas estruturados de imputação de horas a projetos reportam, em média:
- Precisão dos custos de projeto: melhoria de +34%
- Horas cobráveis capturadas: melhoria de +22%
- Tempo de apuramento de custos mensais: redução de -65%
- Satisfação dos gestores de projeto com dados de RH: melhoria de +41%
(Fonte: Aberdeen Group, Time and Attendance Management Study, 2025)
Do ponto de vista financeiro, uma organização de serviços com 100 colaboradores e tarifa média de €75/hora que capture apenas mais 1 hora cobrável por colaborador por semana gera €390.000 de receita adicional por ano — valor que anteriormente ficava por faturar por falta de rastreio.
7. Configuração e controlo para o departamento de RH
Do lado administrativo, o módulo oferece:
- Projetos e centros de custo predefinidos por colaborador: cada colaborador tem um projeto e centro de custo default, reduzindo o esforço diário de imputação
- Flag cobrável configurável: pode ser predefinido por projeto, com possibilidade de override pelo colaborador
- Workflow de aprovação hierárquica: totalmente configurável, com escalamento automático em caso de não-resposta
- Relatórios de imputação: por colaborador, por projeto, por período, com distinção entre horas cobráveis e não cobráveis
- Integração com payroll e ERP: os dados de imputação de horas a projetos aprovados alimentam automaticamente os sistemas de análise de custos
8. Disponibilidade
A funcionalidade de imputação de horas a projetos está disponível no UnikPeople ESS Portal para todos os clientes nas versões Standard e superiores. Funciona em cloud (Microsoft Azure) e em instalação on-premise, com suporte completo à legislação laboral portuguesa e europeia.
A configuração de projetos, centros de custo e workflows de aprovação é feita diretamente pelo administrador do sistema, sem necessidade de desenvolvimento ou intervenção técnica.
Sobre a Uniksystem
A Uniksystem é uma empresa portuguesa especializada em plataformas low-code BPM e automação com inteligência artificial. Com mais de 15 anos de atividade, serve organizações como Edenred, Equifax, Eurobic, ANEPC e IHG, gerindo mais de 6.000 colaboradores na plataforma UnikPeople e processando 7 milhões de euros mensais em payroll. Mais informação em www.uniksystem.com.
Contacto:
info@uniksystem.com | www.uniksystem.com/self-service-portal/
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