Por que é tão importante automatizar tarefas repetitivas?

30% do tempo gasto pelos funcionários é em tarefas repetitivas de entrada de dados.

75% das empresas já possuíam iniciativas de automação em 2020.

US $ 400 bilhões são perdidos em todo o mundo a cada ano em atividades relacionadas à entrada de dados.

Os processos digitais estão por toda parte. Vão desde o preenchimento de uma fatura até a solicitação de um empréstimo, a contratação de uma empresa de serviços públicos ou a candidatura a um emprego, processamento de pedidos de indenização ou compras online. A grande maioria desses processos é suportada por software, exigindo informações estruturadas como entrada (ou seja, nome, ID, códigos fiscais, endereços e assim por diante).

No entanto, as informações são frequentemente trocadas em um formato legível por humanos, em vez de um formato que os computadores possam processar facilmente. Pense nas toneladas de documentos trocados em todo o mundo entre empresas, como faturas, contratos, documentos legais, aplicativos, etc. Os seres humanos podem processar e compreender informações não estruturadas (PWC, 2016).

À medida que as informações de entrada aumentam, o custo de ter humanos digerindo informações torna-se insuportável. Empresas em todo o mundo estão pagando uma taxa de produtividade para inserir informações não estruturadas em seus sistemas de informação manualmente. As soluções de OCR não oferecem 100% de precisão das informações. A precisão é a chave. Caso contrário, a validação manual interna é necessária.

 

Solução de automação baseada em tecnologia inovadora de Machine Learning (ML /AI), junto com uma plataforma de gestão de processos de negócios (BPM) Low-Code

Nossa solução inovadora combina o melhor do aprendizado de máquina e inteligência humana (AI / ML) com uma plataforma BPM de baixo código, permitindo-nos dar o nível de resposta necessário ao volume de solicitações geradas em um curto período de tempo, ao mesmo tempo tornando todo o processo digital, automatizado e mais eficiente, com um contrato de nível de serviço (SLA) aprimorado.

DocDigitizer transforma qualquer documento não estruturado em dados críticos para os negócios. Envie-nos um PDF / JPEG e você receberá um arquivo JSON com informações estruturadas 100% precisas, pronto para iniciar um processo automatizado com a tecnologia BPM ou RPA (automação de processos robóticos):

– Redução de 85% do tempo de ciclo do processo

 – Aumento de 4x na capacidade do processo

 – Redução de 80% nos recursos

  • A DocDigitizer desenvolveu um processo para atribuir uma assinatura específica para documentos semelhantes, como a criação de uma pegada de DNA. Identificar os documentos semelhantes permite-lhes melhorar a extração de campos como nunca antes. Após a classificação do documento, um conjunto de mecanismos de captura cognitiva especializados é então aplicado usando técnicas complementares que variam de análise semântica a redes neurais, PNL, etc. para gerar candidatos para cada campo e escolher os mais adequados com base em suas pontuações de confiança.
  • A IA do DocDigitizer é capaz de agrupar automaticamente tipos semelhantes de documentos que nunca encontrou antes, garantindo a extração de dados desde o primeiro dia, mesmo em um contexto não supervisionado.
  • Ao contrário dos sistemas OCR tradicionais que tornam a manutenção uma tarefa sem fim, exigindo a definição de regras e modelos para cada layout de conteúdo, o DocDigitizer fornece uma solução de captura de dados cognitivos flexível e independente de documentos.

A DocDigitizer deu um salto quântico no processo de revisão. Economiza 90% do tempo gasto no processo de revisão por meio da plataforma proprietária de validação de dados assistida por IA. A automação transforma a tarefa complexa de validação de dados em grande escala em decisões binárias mais simples, permitindo que os curadores de dados inspecionem e corrijam os dados com baixa pontuação de confiança 90% mais rápido, com mais segurança e sem a necessidade de nenhum conhecimento relacionado aos negócios. A plataforma de validação de dados assistida por IA proprietária da DocDigitizer usa aprendizado de máquina para oferecer suporte a:

 – detectar a complexidade e variabilidade de cada campo específico e escolher o número mais adequado de inspeções necessárias para garantir a qualidade de nível superior;

 – gestão do pipeline do curador de dados para garantir altos níveis de produtividade e um bom ajuste com o conhecimento do curador de dados (humano);

 – gestão de respostas conflitantes, garantindo que os Curadores de Dados sejam avaliados com base em seu desempenho, qualidade e pontos fortes específicos.

A IA funciona principalmente a partir de uma abordagem de streaming, o que significa que é capaz de aprender continuamente ao longo do tempo, em vez de uma abordagem de aprendizagem “big bang” massiva.

A plataforma Unik Low-Code BPM fornece um editor gráfico de fluxos para criar visualmente aplicações corporativas ultrarrápidas:

 – Reduz o tempo de desenvolvimento aplicacional em 70%

 – Reduz custos em 60%

 – Suporta uma transição de papel e Excel para uma plataforma digital colaborativa, pronta para a Cloud (Google, AWS, Azure)

A arquitetura introduzida na imagem anterior permitiu-nos implementar a solução específica para suportar os requisitos e volumes de documentos com Contas a Pagar, automatizando totalmente o processo e resultando em enormes benefícios.

Um volume mensal de 6.000 Faturas que chegam por e-mail ou papel com uma definição de conjunto de dados de 13 campos entre o cabeçalho e as linhas da fatura.

As regras de negócios são verificadas da seguinte forma: categoria de produto, centro de custo e código de pedido de compra.

Com workflow automático ou manual para aprovação, baseado em configurações, com integração final ou exportação de dados para outros sistemas (como ERP, DMS).

Os principais benefícios alcançados com a implementação foram:

 – ROI de 71% nas operações.

 – Insights em tempo real: os dados estão imediatamente disponíveis com insights para apoiar sua decisão.

 – Dados 100% precisos, estruturados e padronizados.

 – Nenhum erro detectado na contabilidade ou com fornecedores.

 – SLA contratado de 4 horas (ou 30 minutos) para obtenção dos dados digitais estruturados.

As oportunidades de automação estão crescendo com novos casos de uso

Quanto mais digital o mundo se torna, mais os dados não estruturados podem aumentar. 80% das informações trocadas entre as organizações estão num formato legível por humanos (não estruturado). A produtividade dos funcionários diminuiu 30% na última década. As fontes de informações estão a tornar-se menos estruturadas e provenientes de mais canais (diversidade) do que nunca.

Alguns dos aplicativos de sucesso para automação com captura de dados são faturas de contas a pagar, documentação de contratos de empréstimo, KYC e reclamação de sinistros (seguros).

Algumas das próximas grandes oportunidades a serem exploradas estão em atividades diárias como e-mails, jurídico, RH e registros históricos. Todo mundo gasta uma grande parte do tempo todos os dias para separar e-mails pelo seu contexto, a fim de decidir sobre a próxima ação, se apagar, ler ou arquivar a mensagem.

No caso de ler, a seguinte ação dependerá do seu contexto específico de negócios. Quando pensamos na caixa de entrada de e-mail de uma organização para recepção geral de pedidos, solicitações ou reclamações, é fácil entender a enorme ineficiência que ela representa.

A melhor solução será automatizar todo o processo de recepção e processar automaticamente o conteúdo da caixa de entrada do e-mail com tecnologia AI / ML e Low-Code BPM em larga escala. Regras de negócios e decisões adicionais podem ser automatizadas com uma plataforma BPM e, quando necessário, com um humano no circuito, antes de uma integração final com sistemas centrais ou DMS (Document Management Systems) para arquivo.

Desafios da UE na transição e alinhamento digital com PT2030 + PRR

Uma excelente oportunidade estará disponível nos próximos anos para multiplicar a capacidade de investimento com o apoio da UE, alinhando estratégias e iniciativas com o primeiro dos 8 eixos prioritários da UE em relação a “INOVAÇÃO E CONHECIMENTO” (GM, 2021):

 – C16 – “Empresas 4.0” – Aumentar a Competitividade das empresas e do país;

 – C17 – “Qualidade e Sustentabilidade das Finanças Públicas” – Aumentar a Sustentabilidade e Qualidade;

 – C19 – “Serviços Públicos, Capacitação e Interoperabilidade” – Melhorar a Eficiência e Eficácia;

 – Aumentar as competências digitais de pessoas e organizações;

 – Devemos requalificar processos na administração pública e nas empresas, com estratégias de inovação e aumento de resiliência;

Líderes, gestores (Board) e partes interessadas enfrentarão desafios comuns e apostarão nas forças disruptivas aceleradas pela pandemia: digitalização, globalização e sustentabilidade (JP, 2020). Esses objetivos / resultados serão especialmente influenciados pelo ritmo de mudança nas pessoas (liderança) e organizações (eficácia).

É hora de agir e abraçar a inovação para melhorar os seus negócios e obter melhores resultados.

Jorge Pereira @ Joyn Group

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